Les avantages du service achat

Le service Achat de Worldmeetings offre à ses utilisateurs :

• Une économie financière en augmentant le pouvoir d'achat grâce à une canalisation unique et une consolidation des volumes.

• Une transparence des coûts et du système de réservation.

• Une gestion de la facturation, un contrôle externalisé et une centralisation des paiements.

• Des avantages logistiques

• Reportings ou Rapport d'Information de Gestion (MIR)

Les responsables du service ont à leur disposition un outil on-line qui permet un suivi en temps réel des dépenses et des économies de leurs séminaires sur leurs différentes branches à travers Worldmeetings et ceci dans le monde entier. Cet outil leur permet d'obtenir une information complète concernant les dépenses pour chaque division, chaque département ou plus généralement pour la société dans sa globalité.

Pour une présentation détaillée de cet outil, connectez vous sur notre site Internet à l'adresse : www.meetingsprocurement.com. Dans la barre horizontale du menu principal sélectionnez

« Downloads » et saisissez « procurement » dans les deux champs d'identification pour y accéder. Sélectionnez ensuite « Management information on-line » dans le menu vertical gauche où il est possible de télécharger une présentation PowerPoint.

Les meilleurs tarifs disponibles et les tarifs négociés

Au début de chaque nouveau projet achat, une première économie sera réalisée en négociant les meilleurs tarifs disponibles par requête. En consolidant les réservations à travers le plateau d'affaires de Worldmeetings, on obtient, en temps voulu, une visualisation claire et précise de la politique de réservation du client; permettant ainsi aux acheteurs de négocier des tarifs adéquats incluant des remises par défauts.

Dans les pays ou Worldmeetings gère plusieurs projets achat, les volumes de ces organismes ont été consolidés dans le « Pool Procurement Programme » afin d'avoir accès aux meilleurs tarifs possibles autour d'un choix préférentiel de salles de séminaire. Ce procédé permet aux responsables achat de Worldmeetings d'augmenter leur pouvoir d'achat au profit de leurs utilisateurs.

De plus, grâce aux tarifs négociés, il est possible d'avoir des formules personnalisées pour les meetings avec les mêmes caractéristiques pour chaque lieu, incluant ainsi tous les critères habituellement souscrits.

De ce fait, les clients ne dépendent plus des formules et tarifs proposés par les prestataires qui sont très souvent revus à la hausse. Il devient donc facile de comparer les tarifs suggérés et de contrôler ainsi leur éventuelle augmentation annuelle.

L'utilisation de nos formules meetings procure des avantages financiers pour les séminaires de taille moyenne qui comptent jusqu'à 40 personnes. Pour des événements de plus grande ampleur, les négociations sont menées par requête spécifique.

Maximiser l'économie financière sur un long terme

En externalisant l'achat des événements sur Worldmeetings, toutes les données nécessaires sont consolidées sur le système de réservation qui fournira d'importantes informations concernant la politique de réservation de l'entreprise au fil des ans. Ceci permet aux entreprises de réduire leurs coûts et d'économiser sur le long terme tout en ayant à la fois un suivi des volumes par lieu de manifestation et un suivi des habitudes de réservations de tous les membres impliqués.

Implantation (mise en application) des programmes achats

Pour optimiser et canaliser les volumes internes de nos clients, les équipes de Worldmeetings offrent un appui et un soutien total aux services internes de ses clients. Cet appui peut se manifester par des formations au cours de réunions de présentation interne chez les clients.

Pour atteindre des performances maximum et un taux d'adoption élevé, les organismes concernés doivent bien-sûr lancer ces projets avec un engagement managérial fort afin d'acquérir un maximum de pouvoir d'achat et d'en faire bénéficier l'ensemble de la structure.

Suivi des politiques d'entreprises

Chaque politique d'entreprise prescrite par les responsables achat sera suivie par les membres du personnel désignés sur le plateau d'affaires. Il peut s'agir de politiques concernant les prix plafonds, le paiement de certains frais encourus au cours d'un meeting, d'une notification des centres de coûts concernant les factures, les annulations, etc.

Gestion de la facturation, consolidation et centralisation des paiements

A la demande, Worldmeetings gère le règlement des paiements en redirigeant le flux de factures via son service. Chaque facture reçue fait l'objet d'une vérification en rapport avec le système de réservation pour être par la suite expédiée à l'adresse de facturation appropriée. En cas d'anomalies, l'équipe Worldmeetings se charge de prendre les mesures nécessaires.

Ce système de gestion de facturation permet ainsi de suivre les politiques internes de l'entreprise en appliquant strictement les consignes sur les dépenses et en ayant ainsi une supervision globale de la comptabilité et des notes de frais de ses employés.

De plus, des solutions de facturation électronique sont proposées, notamment en coopération avec AirPlus et American Express.

Les différents avantages qu'offrent les services financiers de Worldmeetings incluent :

• Des dépenses gérées séparément pour une meilleure analyse et un cheminement plus précis.

• Une politique de meetings propre à l'entreprise pour améliorer le suivi des événements.

• Un contrôle et une comptabilité accrus à travers la consolidation et la centralisation de la facturation.

• Un gain en coûts et délais au niveau des négociations avec les fournisseurs grâce à la connaissance de données précises concernant les dépenses

• Des équipes spécialisées et dévouées

Pour une gestion efficace des réservations, la clientèle de Worldmeetings se voit assigné des équipes dédiées comptant un chef de projet avec des responsables de réservations, des services de ventes et des services financiers. Les responsables achat sont contactés régulièrement pour évaluer la coopération globale et traiter tout problème spécifique le cas échéant.

La répartition centralisée des réservations fournit une visualisation très claire des taux d'occupation des lieux de manifestation sur l'ensemble des régions géographiques ainsi que les tarifs des différents établissements & prestataires. Elle permet également de minimiser les frais d'annulation en engageant directement d'autres réservations pour un tiers parti. Tout cela dans le but de réaliser des économies à sa clientèle.

Bien évidemment, l'externalisation des différentes activités en rapport avec le service achat, réservation et paiement libère du temps en entreprise; leur permettant ainsi de se consacrer à des activités stratégiques concernant leurs meetings.

Des sites web appropriés

Pour un traitement simple et rapide des réservations, outre l'appui personnel fournit par nos différents services à travers le monde, Worldmeetings offre un outil de réservation on-line pour les demandes et les propositions (RFP) ainsi qu'une gestion générale et complète des réservations. Ces sites web peuvent s'adapter à toute entité commerciale selon ses besoins et proposent également la possibilité de fournir des informations utilisateurs au sujet du service, de la politique de l'entreprise, etc.